Добавлена возможность регистрироваться на веб-платформе с договором-офертой.
На веб-платформе добавлена возможность отправлять неструктурированный документ email-получателю.
Добавлена возможность во входящем согласовании возвращать документ инициатору по кнопке «Отменить маршрут».

Платформа Docrobot. Руководство пользователя

Стартовый гид для поставщиков.

Платформа Docrobot. Руководство пользователя

Для входа на web-платформу введите свои учетные данные (логин и пароль) и нажмите кнопку Войти.

Если вы не помните пароль, нажмите на кнопку Забыли пароль? Далее укажите ваш логин и нажмите кнопку Отправить ссылку.

На электронную почту, которая была указана при регистрации, придет письмо со ссылкой на восстановления пароля. Нажмите на ссылку в письме. На странице создания пароля введите новый пароль и нажмите кнопку Сохранить новый пароль.

После этого вы автоматически перейдете на страницу с авторизаций. Для входа на web-платформу используйте уже новый пароль.

После авторизации на web-платформе вы попадаете на главное окно, которое состоит из трех блоков:

1. Верхнее меню
2. Боковая панель
3. Основная страница

Верхнее меню содержит следующие разделы:

1. Документообороты – основной раздел, в котором находятся ваши документы;
2. Справочники – раздел содержит справочники, например, Товарный;
3. Сертификаты – в разделе содержится информацию о сертификатах, которые имеются у компании;
4. GLN Поставщика – переключение между GLN вашей компании;
5. Справка – информация о работе платформы;
6. Выход – выход из учетной записи и из платформы.

На боковой панели раздела Документы расположены вкладки, в которых документы сгруппированы по типу:

Входящие - список входящих заказов с цепочками документов по ним.

Отправленные – список исходящих заказов с цепочками документов по ним.

Черновики – список предварительных версий не отправленных документов.

Архив (входящие/отправленные) - сформированный пользователем список документов для хранения.

АВР DOCROBOT - документы, поступившие от Э-ком.

3.1.1 Вид раздела «Заказы и поставки»

На основной странице раздела Заказы и поставки отображает список документов с основной информацией:

→ Отправитель;
→ Тип документа;
→ №, дата документа;
→ Место доставки;
→ Дата доставки;
→ Дата поступления.

Жирным шрифтом выделены непрочитанные документы.

Если на документ пришла ошибка, то в строке с ним будет отображен значок __. Для просмотра ошибки следует открыть соответствующий документ.

Если на документ пришло информационное сообщение, то в строке с ним будет отображен значок __. Для просмотра информационного сообщения следует открыть соответствующий документ.

Так же информационные сообщения могут появляться вверху экрана в виде баннеров.

Для закрытия баннера с информационным сообщением следует нажать кнопку __ в правой части баннера.

Документы сортируются по дате получения. Так же можно отсортировать документы по Месту доставки или по Дате доставки, нажав на кнопку сортировки в соответствующей колонке.

Для сортировки документов используйте фильтры над списком заказов.

Дополнительные фильтры станут доступны, если вы нажмете кнопку фильтры.

Для использования быстрой фильтрации, фильтры можно сохранять в виде тегов. Для этого необходимо заполнить интересующую информацию, в поле Название тега ввести его название и нажать на кнопку +Сохранить тег.

Созданный тег появится в разделе Сохраненные теги.

Сохраненные теги можно вывести на главную страницу. Для этого следует нажать на контекстное меню и в нём выбрать пункт В Избранное.

После добавления тега в избранное, он появится на главной странице.

Для изменения тега следует выделить необходимый тег, внести изменения в фильтре, после чего, в контекстном меню, выбрать пункт Сохранить изменения.

Для удаления тега необходимо выделить нужный тег и в контекстном меню выбрать пункт Удалить.

При прокрутке длинного списка документов вниз появляется кнопка Наверх ____. При нажатии на неё происходит переход к началу списка. Кнопка Наверх появляется при работе с любыми длинными списками, справочниками, а также внутри самих документов.

Чтобы перейти к просмотру документа, нажмите на него. Выбранный документ откроется в цепочке связанного с ним заказа. Количество документов в цепочке документооборота отображается в квадратных скобках рядом с типом документа, если документов более одного.

Чтобы перейти к цепочке документов по конкретному заказу, нажмите на заказ левой кнопкой мыши.

Чтобы выделить один или несколько документов, следует поставить галочку слева от необходимых документов. Для выделения всех документов на странице, используется чек-бокс в заголовке столбца.

В разделах Входящие и Отправленные, при выделении одного или нескольких документов, становятся доступными действия: Убрать в архив, Скачать в XML, Скачать в pdf, Печать и Выгрузить повторно.

В разделе Черновики, становятся доступными действия: Скачать, Удалить и Отправить (при статусе черновика Готов к отправке).

В разделах Архива, при выделении одного или нескольких документов, кроме действий Скачать в XML, Скачать в pdf, Печать и Выгрузить повторно становится доступным действие Убрать из архива.

3.1.2 Структура документооборота по заказу

В открывшемся документообороте, слева, отображаются типы документов и сами документы.

Цифрами обозначены иконки действий с выбранным документом:

1. Повторная выгрузка на FTP;
2. Скачивание;
3. Печать;
4. Формирование ответного документа на основании выбранного.

Чтобы открыть необходимый документ, нажмите на него. Справа отобразится его электронная форма.

Иконка Назад ← вернет вас к списку заказов.

3.1.3 Сохранение документа

Вы можете сохранить документ в следующих форматах:

1. XLS

2. XML

3. PDF

3.1.4 Печать документа

Чтобы распечатать документ, не сохраняя его, нажмите иконку Принтер.

3.1.5 Повторная выгрузка документа на FTP

Внимание! Иконка повторной выгрузки будет доступна, если вы используете FTP-соединение.

Чтобы повторно выгрузить входящий документ на FTP, откройте его электронную форму и на панели нажмите Выгрузить повторно.

3.1.6 Формирование документа «Подтверждение заказа»

Подтверждение заказа (ORDRSP) – ответный документ, подтверждающий заказ на поставку в полном либо частичном объёме.

С помощью фильтров найдите и откройте Заказ, для которого необходимо сформировать Подтверждение.

В открытой форме входящего документа нажмите Сформировать, далее Подтверждение заказа.

После этого автоматически создастся черновик документа Подтверждение заказа, часть полей которого заполнится данными из Заказа, пустые поля необходимо заполнить вручную. Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.

В блоке Основная информация звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля:

Также в блоке Основная информация поля заполнятся данными из Заказа.

После заполнения вышеуказанных полей необходимо выбрать одно из действий в выпадающем списке Действие:

1. Поставка принята – количество подтвержденных позиций равно количеству заказанных. Редактирование и добавление новых позиций невозможно. В столбце Действие появится надпись Принято.

2. Поставка изменена – выбирается при необходимости изменения товарных позиций (количество, цена и т.д.). Есть возможность изменить количество поставляемого товара, редактирование, добавление новых и удаление товарных позиций.

Для редактирования товарной позиции используйте иконку с карандашом в строке с товаром.

В открывшемся окне измените необходимые данные, после чего нажмите кнопку Сохранить.

В блоке Список товарных позиций обновится столбец Действие:

Для добавления товарных позиций в документ нажмите кнопку Добавить.

Добавление позиций может потребоваться, например, в случае если вы случайно удалили позицию или если вы дробите Подтверждение заказа на каждую отгрузку.

В появившемся окне, в строке поиска, начните вводить наименование продукта или его штрихкод. Если позиция присутствует в Товарном справочнике, она появится в выпадающем списке. Выберете позицию, заполните необходимые поля и нажмите кнопку Добавить.

Для удаления товарной позиции из списка наведите курсор мыши на позицию и нажмите на значок Корзина.

3. Поставка не принята – автоматически для всех позиций установится значение 0 (ноль) в поле Подтверждено. В столбце Действие появится надпись Отказано.

После создания Подтверждения заказа вы можете:

1. Сохранить документ (документ сохранится со статусом Черновик и будет расположен в соответствующей вкладке на боковой панели);
Документ можно сохранить только при заполнении всех обязательных полей.
2. Отправить.
3. Удалить.

3.1.7 Формирование документа «Уведомление об отгрузке»

Уведомление об отгрузке (DESADV) – документ, которым Поставщик подтверждает факт отгрузки товара со склада.

Сформировать Уведомление об отгрузке возможно на основании следующих документов:
• Заказ на поставку
• Подтверждение заказа

После этого автоматически создастся черновик документа Уведомление об отгрузке, часть полей заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.

Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.

В блоке Основная информация звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля:

После заполнения вышеуказанных полей в блоке Список товарные позиции вы можете Добавить: (1), Изменить (2) или Удалить (3) товарную позицию:

После создания Уведомления об отгрузке вы можете:

1. Сохранить документ (документ сохранится со статусом Черновик);
2. Отправить;
3. Удалить.

3.1.8 Формирование документа «Счет»

Сформировать Счет на оплату возможно на основании документов Заказ, Подтверждение заказа или Уведомлении о приёме.

После этого автоматически создастся черновик документа Счет, часть полей заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.

Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.

В блоке Основная информация звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля:

В блоке Другие участники информация также заполнится данными из Заказа, при необходимости их можно изменить, с помощью кнопки Изменить или до заполнить, с помощью кнопки Добавить.

После заполнения вышеуказанных полей в блоке Список товарные позиции вы можете Добавить: (1), Изменить (2) или Удалить (3) товарную позицию:

После создания Счета документ можно:
1. Сохранить (документ сохранится со статусом Черновик);
2. Отправить;
3. Удалить.

3.1.9 Формирование документа «Кросс-докинг»

3.1.10 Документ «Уведомление о возврате»

Уведомление о возврате (RETANN) – отчет, в котором содержится перечень товарных позиций, не принятых Покупателем с указанием причины.

Для того чтобы перейти к конкретному уведомлению, нажмите на него.

В открывшемся документообороте, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.

Документ можно сохранить (1) в формате Excel, XML и PDF или распечатать (2).

3.2.1 Отчеты о предоставленных услугах

3.2.2 Отчеты о инвентаризации

Отчет об инвентаризации (INVRPT) – отчет, который содержит информацию об остатках товара в конкретном магазине (на конкретном складе розничной сети) по ассортименту поставщика.

На основной странице в разделе Входящие - Отчеты отображается список всех полученных отчетов.

Жирным шрифтом выделены непрочитанные отчеты.

Поиск и сортировка отчетов осуществляется при помощи фильтров, которые доступны по кнопке Фильтры.

Для просмотра содержимого отчета нажмите на него.

В открывшемся документообороте, слева, отображается сам документ, справа – его электронная форма.

Нажмите на товарную позицию для просмотра подробной информации по инвентаризации.

Документ можно сохранить (1) в формате Excel, XML и PDF или распечатать (2).

Прайс-лист (PRICAT) – это документ, в котором содержится информация о перечне товаров с указанием их стоимости.

3.3.1 Создание прайс-листа

Для создания нового Прайс-листа в разделе Документы нажмите кнопку Создать. В появившемся окне выберете Прайс-лист (PRICAT).

Из списка выберете получателя документа.

В открывшейся форме документа заполните необходимые поля. Поля Получатель документа и Покупатель заполняются автоматически. Поле Поставщик также заполняется автоматически на основании GLN, который выбран в Верхнем меню. При необходимости отредактируйте эти данные с помощью кнопки Изменить.

В блоке Основная информация красным цветом выделены обязательные для заполнения поля:

3.3.1.1 Добавление товарных позиций

Вы можете добавить товарные позиции в Прайс-лист из Товарного справочника и через загрузку xls шаблона.

1. Из товарного справочника
Для добавления позиций из товарного справочника нажмите кнопку Добавить.

В строке поиска введите наименование или штрихкод товара. Часть полей заполнится данными из карточки товара. Заполните оставшиеся поля и нажмите кнопку Добавить.

Список обязательных для заполнения полей для каждой Торговой сети отличается.

Редактирование и удаление позиций доступно при нажатии на выпадающий список.

Для удаления сразу нескольких позиции отметьте их и нажмите кнопку Удалить.

2. Массовая загрузка из xls шаблона.
Для загрузки товарных позиций из xls шаблона нажмите на кнопку Импорт из Excel.

В окне загрузки позиций скачайте шаблон.
Обратите внимание! Шаблоны загрузки товарных позиций и обязательность полей для разных Торговых сетей отличаются! Перед скачиванием шаблона необходимо правильно выбрать Торговую сеть, для которой формируется Прайс-лист.

Откройте шаблон (excel-файл): на первой вкладке расположена инструкция, на второй вкладке – шаблон для заполнения товарных позиций.

Перенесите заполненный шаблон в окно загрузки позиций или выберите его с компьютера.

Если при заполнении шаблона были допущены ошибки, то появится окно со списком ошибок. Товарные позиции не будут загружены.

Вернитесь к шаблону, исправьте ошибки и загрузите его повторно.
В случае удачной загрузки шаблона вы увидите окно Импорт выполнен и товарные позиции отобразятся в списке.

Если загружаемая позиция (штрихкод) уже присутствует в Товарном справочнике, то информация по позиции обновится.

3.3.1.2 Действия с Прайс-листом

После создания Прайс-листа его можно Сохранить (2), Отправить (3) или Удалить (1).

3.3.2 Поиск и просмотр прайс-листов

На основной странице отображается список отправленных прайс-листов.

Поиск и сортировка прайс-листов осуществляется при помощи фильтров, которые доступны по кнопке Фильтры.

Для того чтобы открыть прайс-лист, нажмите на него.
В открывшемся документе, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.

Документ можно сохранить (1) в формате Excel, XML и PDF или распечатать (2).

3.4.1 Создание неструктурированного документа

Для создания нового Неструктурированного документа в разделе Документы нажмите кнопку Создать. В появившемся окне выберете Неструктурированный документ (CONDRA).

В открывшемся окне выберете получателя документа. Для упрощения поиска нужного получателя можно воспользоваться строкой поиска, а также отфильтровать получателей по сети, воспользовавшись выпадающим списком с торговыми сетями. Так же получателя можно выбрать из списка Email.

Если в списке Email отсутствует необходимый получатель, его можно добавить, нажав кнопку +Получаетеля. В открывшемся окне следует ввести адрес электронной почты получателя и нажать кнопку Сохранить. В таком случае получатель получит письмо на указанный адрес электронной почты с уведомлением о поступлении нового документа и ссылкой на быструю регистрацию, нажав на которую попадёт в веб-клиент.

В открывшейся форме документа заполните необходимые поля. Обязательные поля выделены красным цветом. Поле Получатель заполняется автоматически. При необходимости отредактируйте эти данные с помощью кнопки Изменить. В поле Подтип документа, из выпадающего списка следует выбрать доступный для пользователя подтип документа.

Если документ носит информационный характер, то в блоке Подпись получателя следует выбрать Не требуется. Если выбрать, что подпись отправителя не требуется, тогда подпись получателя тоже не будет требоваться, но можно выбрать необходимость действия получателя. Если же подпись отправителя требуется, в этом случае можно выбрать, требуется ли подпись получателя. В соответствии с выбором необходимости подписи получателя, будет так же выбираться необходимость действия получателя.

При нажатии кнопки Добавить файлы откроется окно Загрузка файлов, с помощью которого следует выбрать необходимый(е) файл(ы).

После успешного добавления файла следует нажать кнопку Загрузить. Загруженные файлы будут отображены в карточке документа в соответствующем разделе и иметь статус Файл не подписан.

При необходимости можно добавить другие файлы, нажав кнопку Добавить файлы. Для удаления файла из списка, следует поставить галочку у нужного файла и нажать кнопку Удалить.

3.4.2 Создание неструктурированного документа на основе входящего документа

После получения неструктурированного документа, на его основе можно сформировать новый неструктурированный документ, после отправки которого, эти документы объединятся в одну цепочку. Для этого в поступившем документе нужно воспользоваться кнопкой Сформировать и из выпадающего списка выбрать Из документа-основания.

В открывшейся форме неструктурированного документа будут заполнены поля, данные из которых, возьмутся из входящего документа. При необходимости их можно изменить.

3.4.3 Подпись и отправка неструктурированного документа

Сформированный документ необходимо подписать. Для этого следует воспользоваться кнопкой Подписать и отправить.

В открывшемся окне следует выбрать файл сертификата подписи.

В появившемся поле нужно ввести пароль и нажать кнопку Загрузить и отправить.

Документ будет подписан и отправлен.

При работе с документом, его можно сохранить, нажав соответствующую кнопку. Будет предложено сохранить документ как черновик.

После сохранения созданный документ можно найти в разделе Черновики. Так же, после сохранения документа будет доступна кнопка Удалить. Если в сохраненном документе заполнены все обязательные поля, будет доступна кнопка Отправить.

ВАЖНО! Если подключена дополнительная услуга по согласованию и подписанию документов перед отправкой, в зависимости от роли, будут так же доступны кнопки Создать маршрут и Подписать. Дополнительная услуга подключается при обращении в техническую поддержку.

Для согласования документа следует открыть документ и нажать кнопку Создать маршрут. При этом откроется окно Создание маршрута, в котором следует выбрать, кому будет передан документ на согласование и на подписание отметив галочкой. Так же, при необходимости, можно написать комментарий в соответствующем поле и нажать кнопку Создать маршрут.

Если для согласования требуется более одного участника, то следует выбрать нужных участников, отметив галочкой, при необходимости, разделив их на шаги согласования, нажав на ссылку +Добавить шаг.

Переданный на согласование документ будет сохранен в разделе Черновики, его статус будет В работе и состояние На согласовании.

Для согласования документа, следует его открыть и нажать кнопку Согласовать. Откроется окно Согласование документа, в котором будет видна история документа.

Далее, для согласования документа, следует нажать кнопку Согласовать, при необходимости, можно написать комментарий. Для закрытия окна, стоит воспользоваться кнопкой Отмена.

Согласованный документ будет сохранен в разделе Черновики, его статус будет В работе и состояние Согласован.

Для отклонения документа, следует его открыть и нажать кнопку Отклонить. Откроется окно Отклонение документа, в котором будет видна история документа.

Далее, для отклонения документа, следует нажать кнопку Отклонить, при необходимости, можно написать комментарий. Для закрытия окна, стоит воспользоваться кнопкой Отмена.

Отклоненный документ будет сохранен в разделе Черновики, его статус будет В работе и состояние в работе.

Согласованный документ следует отправить на подписание. Для этого следует открыть документ и нажать кнопку Передать на подписание при этом откроется окно Передача на подписание, в котором следует выбрать, кому будет передан документ на согласование, отметив галочкой, так же, при необходимости, можно написать комментарий в соответствующем поле и нажать кнопку Передать на подписание.

Передать на подписание можно только одному участнику из списка.

Переданный на подписание документ будет сохранен в разделе Черновики, его статус будет В работе и состояние На подписании.

Для подписания документа, следует его открыть и нажать кнопку Подписать. Откроется окно Подписание документа, в котором будет видна история документа.

Далее, для подписания документа, следует нажать кнопку Подписать, при необходимости, можно написать комментарий. Для закрытия окна, стоит воспользоваться кнопкой Отмена.

Подписанный документ будет сохранен в разделе Черновики, его статус будет Готов к отправке и состояние Подписан.

Для отклонения документа, следует его открыть и нажать кнопку Отклонить. Откроется окно Отклонение документа, в котором будет видна история документа.

Далее, для отклонения документа, следует нажать кнопку Отклонить, при необходимости, можно написать комментарий. Для закрытия окна, стоит воспользоваться кнопкой Отмена.

Отклоненный документ будет сохранен в разделе Черновики, его статус будет В работе и состояние в работе.

На любом из этапов согласования и подписи можно ознакомиться с историей документа. Для этого следует открыть документ и нажать кнопку История документа.

Согласованный и подписанный документ можно отправить. Для этого следует открыть документ и нажать кнопку Отправить.

3.4.4 Поиск и просмотр неструктурированного документа

В разделе ЮЗДО в соответствующих представлениях отображаются входящие и отправленные Неструктурированные документы.

У каждого пользователя есть набор доступных ему подтипов неструктурированных документов. Если рядом с документом отображается пиктограмма в виде зеленого замка, это означает, что данный подтип неструктурированного документа доступен пользователю.

Если рядом с документом отображается красный замок, это означает, что данный подтип не доступен для пользователя и открыть его не получится.

При нажатии на такой документ отобразится окно, предлагающее открыть последний доступный документ для пользователя в цепочке документов. Для открытия доступа к недоступным подтипам неструктурированных документов следует обратиться в техподдержку Docrobot.

Поиск и сортировка Неструктурированных документов осуществляется при помощи фильтров, которые доступны по кнопке Фильтры.

Если неструктурированный документ является частью цепочки документов, то в колонке Подтип документа будет отображено количество документов в цепочке.

У каждого Неструктурированного документа есть статус, он отображается в соответствующей колонке. Для входящих Неструктурированных документов доступны статусы: Требуется принять или отклонить, Отклонен, Отозван и Завершен. Для отправленных: Ожидается ответ контрагента, Отозван, Отклонен и Завершен.

3.4.4.1 Входящий неструктурированный документ

При поступлении новый входящий Неструктурированный документ будет иметь статус Требуется принять или отклонить. Для просмотра Неструктурированного документа, нажмите на него.

При получении письма о получении нового документа, следует пройти быструю регистрацию, доступную по ссылке из письма, для заведения нового аккаунта и просмотра документа.

При нажатии на ссылку регистрации, откроется окно браузера, в котором необходимо заполнить формы. На первом шаге следует в строке поиска ввести наименование аккаунта, БИН или ИИН для поиска организации:

Если организация будет найдена, под строкой поиска будет отображена информация о ней:

Далее следует нажать кнопку Сохранить и перейти на следующее окно для создания пароля:

Если при использовании поиска ничего не нашлось, в этом случае следует нажать кнопку + АККАУНТ для создания нового аккаунта:

В открывшемся окне Регистрация пользователя следует заполнить поля, отмеченные звездочкой (*) и нажать кнопку Сохранить:

В следующем окне необходимо поставить галочку в чек-боксе согласия с условиями договора-оферты и нажать кнопку Подписать.

Далее, для подписи договора следует выбрать файл сертификата подписи, ввести пароль и нажать кнопку Загрузить и отправить:

На следующем шаге необходимо задать пароль учётной записи и нажать кнопку Сохранить:

После процедуры регистрации откроется документ.

Если для принятия или отклонения документа его сначала нужно согласовать, для этого нужно воспользоваться кнопкой Маршрут.

В открывшемся окне документ можно согласовать, отклонить, а также отменить маршрут согласования, воспользовавшись соответствующими кнопками, введя комментарий.

Если согласования не требуется, то в открывшемся документе, нужно воспользоваться кнопками принять или отклонить.

Если документ был создан на основе другого неструктурированного документа, в этом случае, слева, будет отображен список связанных документов с отметкой о создании на основании. Так же отметка о том, что документ создан на основе другого документа будет отображена справа от его заголовка.

В окне Неструктурированного документа можно скачать архив, содержащий подписи, файлы-описатели, файл-вложение и сводный протокол с информацией о документообороте. Для этого следует нажать кнопку Скачать архив.

Так же в окне документа можно посмотреть информацию о документообороте, воспользовавшись кнопкой Информация о документообороте.

В данном окне можно проверить подпись, нажав на кнопку Проверить, а так же скачать документ по отдельным транзакциям, нажав соответствующую кнопку у нужной транзакции.

В окне Подпись документа приведена информация из сертификата с возможностью скачать сертификат.

Поступивший документ следует принять или отклонить, нажав соответствующую кнопку.

При нажатии кнопки Принять (статус документооборота изменится на Завершен), откроется окно подписи файла, при нажатии кнопки Отклонить (статус документооборота изменится на Отклонен), в открывшемся окне следует ввести причину отклонения и нажать кнопку Подписать и отправить.

В открывшемся окне следует выбрать файл сертификата подписи.

В появившемся поле нужно ввести пароль и нажать кнопку Загрузить и отправить.

3.4.4.2 Отправленный неструктурированный документооборот

Отправленные Неструктурированные документы находятся в разделе Отправленные - Неструктурированные.

Если отправленный документ имеет статус Ожидается ответ контрагента, то такой документ можно отозвать. Для этого следует открыть документ, нажав на него и в открывшейся карточке документа нажать кнопку Отозвать документ.

В появившемся предупреждении следует нажать кнопку Отозвать документ.

В этом случае документ изменит статус на Отозван.

Если контрагент, получивший Неструктурированный документ принял документ, то статус документа изменится на Завершен.

Если контрагент, получивший Неструктурированный документ отозвал документ, то статус документа изменится на Отозван. Открыв отозванный документ, можно прочитать причину отзыва, которую указал контрагент.

Черновик – сохраненный, но не отправленный документ, в котором заполнены обязательные поля.

На основной странице раздела отображаются Черновики всех типов документов, которые были созданы и сохранены пользователями.

Документы сортируются по дате обновления, первым отображается последний обновленный Черновик.

Для поиска необходимого черновика воспользуйтесь фильтрами, которые доступны по кнопке Фильтры.

Для того чтобы открыть Черновик, нажмите на него.

Если черновик создается на основе другого документа, то он сразу привязывается к известной цепочке документооборота и отображается внутри этой цепочки.

Черновик невозможно сохранить, если обязательные поля в документе не заполнены.

После заполнения всех обязательных полей нажмите на кнопку Сохранить – статус черновика изменится с Черновик на Черновик (готов к отправке).

В Архиве хранятся документы, которые пользователь сам туда переместил. Структура раздела Архив идентична разделам Входящие и Отправленные.

Для того, чтобы переместить документ или несколько документов, необходимо в разделе Входящие или Отправленные выделить галочкой один или несколько документов и нажать кнопку В архив.

После чего подтвердить действие или отказаться от него, нажав соответствующую кнопку.

Документы из Архива можно переносить обратно в их разделы. Для этого необходимо выделить галочкой один или несколько документов и нажать кнопку Из архива.

После чего подтвердить действие или отказаться от него, нажав соответствующую кнопку.

ВАЖНО! Для корректной работы раздела ABP DOCROBOT, необходимо дополнительно установить программу для работы с ключами электронной цифровой подписи NCALayer, которая доступна по ссылке.

В разделе ABP DOCROBOT находятся документы, которые поступили от компании E-COM (GLN 9845000021232). Так же, при поступлении документов от E-COM, клиенту на почту поступает письмо с уведомлением о поступлении документа от E-COM.

Поиск и сортировка Документов E-COM осуществляется при помощи фильтров, которые доступна по кнопке Фильтры.

У каждого Документа E-COM есть статус, он отображается в соответствующей колонке. Доступны следующие статусы: Ожидается ответ контрагента, Отклонен, Отозван и Завершен.

При поступлении Документ E-COM будет иметь статус Ожидается ответ контрагента. Для просмотра Документа E-COM, нажмите на него.

Открывшийся документ будет представлен в виде Неструктурированного документа. В открывшемся документе, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.

В окне Документа E-COM можно скачать архив, содержащий подписи, файлы-описатели, файл-вложение и сводный протокол с информацией о документообороте. Для этого следует нажать кнопку Скачать архив.

Так же в окне документа можно посмотреть информацию о документообороте, воспользовавшись кнопкой Информация о документообороте.

В данном окне можно проверить подпись, нажав на кнопку Проверить, а так же скачать документ по отдельным транзакциям, нажав соответствующую кнопку у нужной транзакции.

В окне Подпись документа приведена информация из сертификата с возможность скачать сертификат.

Поступивший документ следует принять или отклонить, нажав соответствующую кнопку.

При нажатии кнопки Принять (статус документооборота изменится на Завершен), откроется окно подписи файла, при нажатии кнопки Отклонить (статус документооборота изменится на Отклонен), в открывшемся окне следует ввести причину отклонения и нажать кнопку Подписать и отправить.

В открывшемся окне следует выбрать файл хранилища сертификатов.

В следующем окне следует ввести пароль и нажать кнопку Открыть.

Далее необходимо выбрать ключ для подписи и нажать кнопку Подписать.

Товарный справочник расположен в разделе Справочники (Верхнее меню).

Список товарных позиций в справочнике отображается в зависимости от выбранного GLN вашей компании.

Поиск товарных позиций осуществляется по Торговой сети и штрихкоду. Нажмите кнопку Фильтры, затем введите запрос в поисковое поле и нажмите Применить.

Для просмотра и редактирования товарной позиции нажмите на нее.

Удалить позиции из справочника вы можете, либо, нажав на ___ рядом с позицией (станет доступно при наведении курсора на позицию), либо, отметив ненужные позиции галкой и нажав кнопку Удалить.

4.1 Загрузка позиций в Товарный справочник

Добавление позиций в Товарный справочник возможно двумя способами.

Добавленная позиция отразится в списке товарного справочника.

На странице Добавление товара заполните необходимые поля и нажмите кнопку Добавить.
Звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля.

Для добавления позиции в справочник нажмите кнопку +.

Если загружаемая позиция (штрихкод) уже присутствует в Товарном справочнике, то информация по позиции обновится.

Вернитесь к шаблону, исправьте ошибки и загрузите его повторно.

6. В случае удачной загрузки шаблона появится окно Импорт выполнен и товарные позиции отобразятся в списке.

Откройте шаблон (excel-файл): на первой вкладке расположена инструкция, на второй вкладке – шаблон для заполнения товарных позиций.

Для массовой загрузки товарных позиций используйте XLS-шаблон. Чтобы загрузить позиции,
1. Выберите GLN вашей компании, для которого необходимо загрузить товарные позиции.

Продукт сертификаты является дополнительной услугой, которая позволяет клиентам загружать информацию о сертификатах, которые имеются у компании, а также показывать их своим контрагентам. Для подключения дополнительной услуги Сертификаты, следует обратиться в техническую поддержку.

5.1 Вид раздела Сертификаты

Список сертификатов расположен в разделе Сертификаты (верхнее меню).
На основной странице раздел Сертификаты отображает список сертификатов с основной информацией:
• Номер;
• Штрихкод;
• Тип;
• Владелец;
• Статус;
• Истекает;
• Дата добавления.

Для поиска и сортировки сертификатов используйте фильтры. Для доступа к ним воспользуйтесь кнопкой Фильтры.

Для того, чтобы убрать фильтрацию и вернуться к полному списку нужно воспользоваться ссылкой Сбросить фильтры.

Если срок действия сертификата будет подходить к концу, то рядом с ним будет отображен соответствующий знак предупреждения. Если навести на него курсор, то можно будет прочитать сообщение об этом.

Раздел Сертификаты имеет два подраздела – Активные и Удаленные. Подраздел Активные содержит в себе все имеющиеся сертификаты. Если сертификат истек или еще по каким-либо причинам стал не действительным, его можно пометить на удаление. Для этого следует открыть сертификат и нажать кнопку Пометить на удаление.

Раздел Сертификаты имеет два подраздела – Активные и Удаленные. Подраздел Активные содержит в себе все имеющиеся сертификаты. Если сертификат истек или еще по каким-либо причинам стал не действительным, его можно пометить на удаление. Для этого следует открыть сертификат и нажать кнопку Пометить на удаление.

Если необходимо пометить на удаление несколько сертификатов, следует в списке сертификатов отметить необходимые сертификаты галочкой и нажать кнопку Пометить на удаление.

Помеченный на удаление сертификат перемещается в раздел Удаленные. Срок хранения сертификата в разделе Удаленные составляет 30 дней, после чего, сертификат полностью удаляется из системы.

Для восстановления сертификата из удаленных и перемещения его в раздел Активные, следует отметить галочкой необходимые сертификаты и нажать кнопку Восстановить.

5.2 Добавление сертификата

Для добавления нового сертификата нажмите кнопку .
В открывшемся окне следует заполнить обязательные поля в разделе Сертификат.

Для добавления графического изображения сертификата следует воспользоваться полем

В разделе Доступ с помощью выпадающего списка можно выбрать кому будет доступен создаваемый сертификат.

В разделе Товары, при необходимости, можно добавить список товаров, к которым относится создаваемый сертификат. Товары можно добавить двумя способами.

Для добавления позиции в справочник нажмите кнопку Добавить.
В открывшемся окне Добавление товара следует заполнить обязательное поле и нажать кнопку Добавить.

Добавленная позиция отразится в списке товаров.

Для массовой загрузки товаров используйте XLS-шаблон. Для того чтобы загрузить позиции, нажмите кнопку Импорт из Excel и скачайте шаблон для заполнения.

Откройте шаблон (excel-файл): на вкладках расположен шаблон и инструкция.

Заполненный шаблон следует перетащить в окно Массовое добавление товара или выберите его с компьютера, нажав на ссылку Выберите из проводника.

Для загрузки нажмите кнопку Загрузить.
Если при заполнении шаблона были допущены ошибки, то появится окно со списком ошибок. Товары не будут загружены.

В таком случае следует вернуться к шаблону, исправить ошибки и загрузить его повторно.
В случае удачной загрузки шаблона появится окно Импорт выполнен и товары отобразятся в списке.

Для удаления товаров из списка следует отметить нужные товары галочкой и нажать кнопку Удалить.

Для сохранения создаваемого сертификата следует нажать кнопку Создать. Созданный сертификат отобразится в разделе Активные.