Интерфейс платформы обновился
Реализован дефолтный документ Кросс-докинг (desscc)
В пакет документов добавлен вывод статусов Корректировка, Аннулирован
Платформа Docrobot. Руководство пользователя
Стартовый гид для поставщиков.
Платформа Docrobot. Руководство пользователя
1. Авторизация
Для входа на web-платформу введите свои учетные данные (логин и пароль) и нажмите кнопку Войти.
Если не помните пароль, нажмите Забыли пароль?, укажите логин и нажмите Отправить ссылку.
На электронную почту, которая была указана при регистрации, придет письмо со ссылкой на восстановления пароля. Перейдите по ссылке в письме. На странице создания пароля введите новый пароль и нажмите Сохранить новый пароль.
После этого вы автоматически перейдете на страницу с авторизаций. Для входа на веб-версию платформы используйте уже новый пароль.
2. Главное окно
После авторизации вы попадаете в главное окно, которое состоит из трех блоков:
1. Верхнее меню
2. Боковая панель
3. Основная страница
Верхнее меню содержит :
1. Документообороты – основной раздел, в котором находятся ваши документы;
2. Справочники – раздел содержит справочники, например, Товарный;
3. GLN Поставщика – переключение между GLN вашей компании;
4. Справка – информация о работе платформы;
5. Настройки – настройки аккаунта (организаций, пользователей и т.д.), раздел в разработке;
6. Выход – выход из учетной записи и из платформы.
3. Документы
На боковой панели раздела Документы расположены вкладки, в которых документы сгруппированы по типу:

Входящие – список входящих заказов с цепочками документов по ним.
Отправленные – список исходящих заказов с цепочками документов по ним.
Черновики – список предварительных версий не отправленных документов.
Архив (входящие/отправленные) – сформированный пользователем список документов для хранения.
Документы E-COM — документы, поступившие от Э-ком.
3.1 Раздел «Заказы и поставки»
3.1.1 Вид вкладки «Заказы и поставки»
На основной странице вкладки «Заказы и поставки» отображается список документов с основной информацией:
- Отправитель;
- Тип документа;
- №, дата документа;
- Место доставки;
- Дата доставки;
- Дата поступления.

Жирным шрифтом выделены непрочитанные документы. Если на документ пришла ошибка, то в строке с ним будет отображен значок ___ Для просмотра ошибки следует открыть соответствующий документ.
Если на документ пришло информационное сообщение, то в строке с ним будет отображен значок ___ Для просмотра информационного сообщения следует открыть соответствующий документ.
Так же информационные сообщения могут появляться вверху экрана в виде баннеров.
Для закрытия баннера с информационным сообщением следует нажать кнопку Х в правой части баннера.

Документы сортируются по дате получения. Так же можно отсортировать документы по Месту доставки или по Дате доставки, нажав на кнопку сортировки в соответствующей колонке.
Для поиска и сортировки документов используйте фильтры над списком заказов. Дополнительные фильтры станут доступны, если вы нажмете Все фильтры.
При прокрутке длинного списка документов вниз появляется кнопка Наверх____. При нажатии на неё происходит переход к началу списка. Кнопка Наверх появляется при работе с любыми длинными списками, справочниками, а так же внутри самих документов.
Чтобы перейти к просмотру документа, нажмите на него. Выбранный документ откроется в цепочке связанного с ним заказа. (см. Структура Документооборота по заказу ↓) Количество документов в цепочке документооборота отображается в квадратных скобках рядом с типом документа, если документов более одного.
Чтобы перейти к цепочке документов по конкретному заказу, нажмите на заказ левой кнопкой мыши (см. Структура Документооборота по заказу ↓).
Чтобы выделить один или несколько документов, следует поставить галочку слева от необходимых документов. Для выделения всех документов на странице, используется чек-бокс в заголовке столбца.
В разделах Входящие и Отправленные, при выделении одного или нескольких документов, становятся доступными действия Убрать в архив, Скачать в XML, Скачать в pdf, Печать и Выгрузить повторно.

В разделе Черновики, становятся доступными действия Скачать в XML, Удалить и Отправить (при статусе черновика Готов к отправке).
В разделах Архива, при выделении одного или нескольких документов, кроме действий Скачать в XML, Скачать в pdf, Печать и Выгрузить повторно становится доступным действие Убрать из архива.
3.1.2 Структура документооборота по заказу
В открывшемся документообороте, слева, отображаются типы документов, сами документы и их статусы (корректировка, аннулирован).
Статусы так же видны в основном разделе окна Заказы и поставки.
Отображаются типы документов и сами документы.

Цифрами обозначены иконки действий с выбранным документом:
1. Повторная выгрузка на FTP;
2. Скачивание;
3. Печать;
4. Формирование ответного документа на основании выбранного.

Чтобы открыть необходимый документ, нажмите на него. Справа отобразится его электронная форма.
Иконка Назад ← вернет вас к списку заказов.
3.1.3 Сохранение документа
Сохранение документа в формате Excel доступно только для документа Заказ (ORDER) и Уведомление о приеме (RECADV). Также, доступно сохранение документов в форматах XML и PDF.
3.1.4 Печать документа
Чтобы распечатать документ, не сохраняя его, нажмите иконку Принтер.
3.1.5 Повторная выгрузка документа на FTP
Внимание! Иконка повторной выгрузки будет доступна, если вы используете FTP-соединение.
Чтобы повторно выгрузить входящий документ на FTP, откройте его электронную форму и на панели нажмите Выгрузить повторно.
3.1.6 Формирование документа «Подтверждение заказа»
Подтверждение заказа (ORDRSP) – ответный документ, подтверждающий заказ на поставку в полном либо частичном объёме.

С помощью фильтров найдите и откройте Заказ, для которого необходимо сформировать Подтверждение. В открытой форме входящего документа нажмите Сформировать, далее Подтверждение заказа.
После этого автоматически создастся черновик документа «Подтверждение заказа», часть полей которого заполнится данными из Заказа, пустые поля необходимо заполнить вручную. Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.

В блоке «Основная информация» звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля:
Также в блоке «Основная информация» поля заполнятся данными из Заказа, при необходимости их можно изменить, с помощью Изменить или дозаполнить, с помощью Добавить.
После заполнения вышеуказанных полей необходимо выбрать одно из действий в выпадающем списке «Действие»:
1. Поставка принята – количество подтвержденных позиций равно количеству заказанных. Редактирование и добавление новых позиций невозможно. В столбце Действие появится надпись «Принято».
2. Поставка изменена – выбирается при необходимости изменения товарных позиций (количество, цена и т. д.). Есть возможность изменить количество поставляемого товара, редактирование, добавление новых и удаление товарных позиций. Для редактирования товарной позиции используйте иконку с карандашом в строке с товаром.
В открывшемся окне измените необходимые данные, после чего нажмите Сохранить.
В блоке «Список товарных позиций» обновится столбец «Действие»:
Для добавления товарных позиций в документ нажмите Добавить.
Добавление позиций может потребоваться, например, если вы случайно удалили позицию или дробите Подтверждение заказа на каждую отгрузку.
В появившемся окне, в строке поиска, начните вводить наименование продукта или его штрихкод. Если позиция присутствует в Товарном справочнике, она появится в выпадающем списке. Выберете позицию, заполните необходимые поля и нажмите Добавить.
Для удаления товарной позиции из списка наведите курсор мыши на позицию и нажмите на иконку Корзина.
3. Поставка не принята – автоматически для всех позиций установится значение «0» (ноль) в поле Подтверждено. В столбце «Действие» появится надпись «Отказано».
После создания Подтверждения заказа вы можете:

1. Сохранить документ (сохранится со статусом «Черновик» и будет расположен в соответствующей вкладке на боковой панели);
Документ можно сохранить только при заполнении всех обязательных полей.
2. Отправить;
3. Удалить.
3.1.7 Формирование документа «Уведомление об отгрузке»
Уведомление об отгрузке (DESADV) – документ, которым Поставщик подтверждает факт отгрузки товара со склада.
Сформировать Уведомление об отгрузке возможно на основании следующих документов:
1. Заказ на поставку
2. Подтверждение заказа
После этого автоматически создастся черновик документа Уведомление об отгрузке, часть полей заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.
Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить.
В блоке «Основная информация» звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля:
После заполнения вышеуказанных полей в блоке «Список товарные позиции» вы можете Добавить, Изменить или Удалить товарную позицию:
После создания Уведомления об отгрузке вы можете:
1. Сохранить документ (сохранится со статусом «Черновик»);
2. Отправить;
3. Удалить.
3.1.8 Формирование документа «Счет»
Сформировать Счет на оплату возможно на основании документов Заказ, Подтверждение заказа или Уведомлении о приёме.
После этого автоматически создастся черновик документа «Счет», часть полей заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.

Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой «Изменить».
В блоке «Основная информация» звездочкой отмечены обязательные для заполнения поля:
В блоке «Другие участники» информация также заполнится данными из Заказа, при необходимости их можно изменить, с помощью кнопки «Изменить» или дозаполнить, с помощью кнопки «Добавить».
После заполнения вышеуказанных полей в блоке «Список товарные позиции» вы можете Добавить, Изменить или Удалить товарную позицию:
После создания Счета документ можно:
1. Сохранить (документ сохранится со статусом «Черновик»);
2. Отправить;
3. или Удалить.
3.1.9 Формирование документа «Кросс-докинг»
Уведомление об отгрузке (Кросс-докинг (DESSCC) – документ, в котором указывается распределение товарных позиций по паллетам.

Сформировать документ Уведомление об отгрузке (Кросс-докинг) возможно на основании документа Заказ.
После этого автоматически создастся черновик документа Кросс-докинг, часть полей которого заполнится данными из документа, на основании которого он был сформирован. Пустые поля необходимо заполнить вручную.

Для изменения уже заполненных полей воспользуйтесь кнопкой Изменить. Для добавления информации о конечном покупателе используется кнопка Добавить.
После заполнения вышеуказанных полей в блоке «Основная информация» следует перейти к блоку «Список товарных позиций», в котором можно Добавить (1), Изменить (2), Удалить (3) товарную позицию, а так же распределить товар по паллетам.
Для добавления товарных позиций в документ нажмите кнопку Добавить товарную позицию.
В открывшемся окне Добавление позиции, в строке поиска, начните вводить наименование продукта или его штрих-код. Если позиция присутствует в товарном справочнике, она появится в выпадающем списке. Выберете позицию, разместите её на паллете, заполните необходимые поля и нажмите кнопку Добавить.
Для того, чтобы распределить товарные позиции по паллетам нужно выделить необходимый товар и нажать кнопку Переместить на паллету.
В открывшемся окне Перемещение на паллету необходимо выбрать существующую паллету из выпадающего списка. Для создания новой паллеты следует выбрать из выпадающего списка соответствующий пункт. После выбора паллеты следует указать количество перемещаемого товара и нажать кнопку Переместить.
После создания документа вы можете Сохранить документ (документ сохранится со статусом «Черновик» и будет расположен в соответствующей вкладке на боковой панели. Документ можно сохранить только при заполнении всех обязательных полей), Отправить или Удалить.
3.1.10 Документ «Уведомление о возврате»
Уведомление о возврате (RETANN) – отчет, в котором содержится перечень товарных позиций, не принятых Покупателем с указанием причины.

Для отображения всех полученных уведомлений следует в фильтре типов документов выбрать соответствующий пункт. Непрочитанные уведомления выделяются жирным шрифтом.
Для того чтобы перейти к конкретному уведомлению, нажмите на него.
В открывшемся документообороте, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.
Документ можно сохранить в формате XML и PDF или распечатать.
3.2 Раздел «Отчеты»
3.2.1 Отчеты о предоставленных услугах
Отчет о предоставленных услугах (MSCONS) – это документ, в котором отражаются штрафы по заказам (недопоставка, просрочка и т.д.) за определенный промежуток времени.
На основной странице в разделе «Входящие» – «Отчеты» отображается список всех полученных отчетов.

Жирным шрифтом выделены непрочитанные отчеты.
Поиск и сортировка отчетов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком отчетов. Для просмотра всех доступных фильтров нажмите кнопку Все фильтры.
Для просмотра содержимого отчета нажмите на него.
В открывшемся документообороте, слева, отображается сам документ, справа – его электронная форма.
Нажмите на товарную позицию для просмотра подробной информации по штрафу.
Документ можно сохранить в формате Excel, XML и PDF или распечатать.
3.2.2 Отчеты о инвентаризации
Отчет об инвентаризации (INVRPT) – отчет, который содержит информацию об остатках товара в конкретном магазине (на конкретном складе розничной сети) по ассортименту поставщика.

На основной странице в разделе «Входящие» – «Отчеты» отображается список всех полученных отчетов.

Жирным шрифтом выделены непрочитанные отчеты.
Поиск и сортировка отчетов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком отчетов. Для просмотра всех доступных фильтров нажмите кнопку Все фильтры.
Для просмотра содержимого отчета нажмите на него.
В открывшемся документообороте, слева, отображается сам документ, справа – его электронная форма.
Нажмите на товарную позицию для просмотра подробной информации по инвентаризации.
Документ можно сохранить в формате Excel, XML и PDF или распечатать.
3.3 Раздел «Прайс-листы»
Прайс-лист (PRICAT) – это документ, в котором содержится информация о перечне товаров с указанием их стоимости.
3.3.1 Создание прайс-листа
Для создания нового Прайс-листа в разделе Документообороты нажмите кнопку Создать. В появившемся окне выберете Прайс-лист (PRICAT).
Из списка выберете получателя документа.
В открывшейся форме документа заполните необходимые поля. Поля «Получатель документа» и «Покупатель» заполняются автоматически. Поле «Поставщик» также заполняется автоматически на основании GLN, который выбран в Верхнем меню. При необходимости отредактируйте эти данные с помощью кнопки Изменить.

В блоке «Основная информация» красным цветом выделены обязательные для заполнения поля:
3.3.1.1 Добавление товарных позиций
Вы можете добавить товарные позиции в Прайс-лист из Товарного справочника и через загрузку xls шаблона.

1. Из товарного справочника
Для добавления позиций из товарного справочника нажмите кнопку Добавить.
В строке поиска введите наименование или штрихкод товара. Часть полей заполнится данными из карточки товара. Заполните оставшиеся поля и нажмите кнопку Добавить.

Список обязательных для заполнения полей для каждой Торговой сети отличается.
Редактирование и удаление позиций доступно при нажатии на выпадающий список.
Для удаления сразу нескольких позиции отметьте их и нажмите кнопку Удалить.
2. Массовая загрузка из xls шаблона.
Для загрузки товарных позиций из xls шаблона нажмите на кнопку Импорт из Excel.
В окне загрузки позиций скачайте шаблон.
Обратите внимание! Шаблоны загрузки товарных позиций и обязательность полей для разных Торговых сетей отличаются! Перед скачиванием шаблона необходимо правильно выбрать Торговую сеть, для которой формируется Прайс-лист.
Откройте шаблон (excel-файл): на первой вкладке расположена инструкция, на второй вкладке – шаблон для заполнения товарных позиций.
Перенесите заполненный шаблон в окно загрузки позиций или выберите его с компьютера.
Если при заполнении шаблона были допущены ошибки, то появится окно со списком ошибок. Товарные позиции не будут загружены.
Вернитесь к шаблону, исправьте ошибки и загрузите его повторно.
В случае удачной загрузки шаблона вы увидите окно Импорт выполнен и товарные позиции отобразятся в списке.

Если загружаемая позиция (штрихкод) уже присутствует в Товарном справочнике, то информация по позиции обновится.
3.3.1.2 Действия с Прайс-листом
После создания Прайс-листа его можно Сохранить, Отправить или Удалить.
3.3.2 Поиск и просмотр прайс-листов
На основной странице отображается список отправленных прайс-листов.
Поиск и сортировка прайс-листов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком.
Для того чтобы открыть прайс-лист, нажмите на него.
В открывшемся документе, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.
Документ можно сохранить в формате Excel, XML и PDF или распечатать.
3.4 Раздел «Неструктурированные»
3.4.1 Создание неструктурированного документа
ВАЖНО! Для корректной работы Неструктурированного документооборота необходимо дополнительно установить программу для работы с ключами электронной цифровой подписи NCALayer, которая доступна по ссылке.
Для создания нового Неструктурированного документа в разделе Документы нажмите кнопку Создать. В появившемся окне выберете Неструктурированный документ (CONDRA).
В открывшемся окне выберете получателя документа. Для упрощения поиска нужного получателя можно воспользоваться строкой поиска, а также отфильтровать получателей по сети, воспользовавшись выпадающим списком с торговыми сетями.
В открывшейся форме документа заполните необходимые поля. Обязательные поля выделены красным цветом. Поле Получатель заполняется автоматически. При необходимости отредактируйте эти данные с помощью кнопки Изменить. В поле Подтип документа, из выпадающего списка следует выбрать необходимое значение.
Если документ носит информационный характер, то в блоке Подпись получателя следует выбрать Не требуется.
При нажатии кнопки Загрузить файл откроется окно Загрузка файла, с помощью которого следует выбрать необходимый файл.
После успешного добавления файла следует нажать кнопку Загрузить и подписать. В открывшемся окне следует выбрать файл хранилища сертификатов.
В следующем окне следует ввести пароль и нажать кнопку Открыть.
Далее необходимо выбрать ключ для подписи и нажать кнопку Подписать.
Загруженный и подписанный файл появится в форме создаваемого документа.
При работе с документом, его можно сохранить, нажав соответствующую кнопку. Будет предложено сохранить документ как черновик.
После сохранения созданный документ можно найти в разделе Черновики. Так же, после сохранения документа будет доступна кнопка Удалить. Если в сохраненном документе заполнены все обязательные поля, будет доступна кнопка Отправить.
3.4.2 Поиск и просмотр неструктурированного документа
В разделе Документы в соответствующих представлениях отображаются входящие и отправленные Неструктурированные документы. При работе с документом, его можно сохранить, нажав соответствующую кнопку. Будет предложено сохранить документ как черновик.
Поиск и сортировка Неструктурированных документов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком.
У каждого Неструктурированного документа есть статус, он отображается в соответствующей колонке. Для входящих Неструктурированных документов доступны статусы: Требуется принять или отклонить, Отклонен, Отозван и Завершен. Для отправленных: Ожидается ответ контрагента, Отозван, Отклонен и Завершен. Поиск и сортировка Неструктурированных документов осуществляется при помощи фильтров, которые расположены над общим списком.
3.4.2.1 Входящий неструктурированный документ
При поступлении новый входящий Неструктурированный документ будет иметь статус Требуется принять или отклонить. Для просмотра Неструктурированного документа, нажмите на него.

В открывшемся документе, слева, отображается документ, справа – его электронная форма.
В окне Неструктурированного документа можно скачать архив, содержащий подписи, файлы-описатели, файл-вложение и сводный протокол с информацией о документообороте. Для этого следует нажать кнопку Скачать архив.
Так же в окне документа можно посмотреть информацию о документообороте, воспользовавшись кнопкой Информация о документообороте.
В данном окне можно проверить подпись, нажав на кнопку Проверить, а так же скачать документ по отдельным транзакциям, нажав соответствующую кнопку у нужной транзакции.
В окне Подпись документа приведена информация из сертификата с возможность скачать сертификат.
Принятый документ следует принять или отклонить, нажав соответствующую кнопку. При нажатии кнопки Принять (статус документооборота изменится на Завершен), откроется окно подписи файла, при нажатии кнопки Отклонить (статус документооборота изменится на Отклонен), в открывшемся окне следует ввести причину отклонения и нажать кнопку Подписать и отправить.
В открывшемся окне следует выбрать файл хранилища сертификатов.
В следующем окне следует ввести пароль и нажать кнопку Открыть.
Далее необходимо выбрать ключ для подписи и нажать кнопку Подписать.
3.4.2.2 Отправленный неструктурированный документооборот
Отправленные Неструктурированные документы находятся в разделе Отправленные - Неструктурированные.

Если отправленный документ имеет статус Ожидается ответ контрагента, то такой документ можно отозвать. Для этого следует открыть документ, нажав на него и в открывшейся карточке документа нажать кнопку Отозвать документ.
В появившемся предупреждении следует нажать кнопку Отозвать документ.
В этом случае документ изменит статус на Отозван.

Если контрагент, получивший Неструктурированный документ принял документ, то статус документа изменится на Завершен.

Если контрагент, получивший Неструктурированный документ отклонил документ, то статус документа изменится на Отклонен. Открыв отклоненный документ, можно прочитать причину отклонения, которую указал контрагент.

3.5 Раздел «Черновики»
Черновик – сохраненный, но не отправленный документ, в котором заполнены обязательные поля.

На основной странице раздела отображаются Черновики всех типов документов, которые были созданы и сохранены пользователями. Документы сортируются по дате обновления, первым отображается последний обновленный Черновик.